A la découverte du Flex Office

Le flex office fait partie des nouvelles solutions immobilières en matière de bureaux, principalement pour contrer le bon vieux bail commercial 3/6/9 ans.  Il y a d’abord eu le coworking que nous connaissons tous depuis plusieurs années maintenant, permettant de louer un ou plusieurs postes de travail dans un cadre magnifique tout en profitant de multiples services communs inclus dans la prestation. Certains parlent de nouveaux concepts, plus flexibles, plus collaboratifs allant jusqu’à dire qu’ils remplaceront les bureaux… Pourtant ce concept n’est pas si nouveau, il existe depuis de nombreuses années avec les centres d’affaires ! J’aime dire que le coworking est le concept du centre d’affaires revisité, c’est-à-dire, relifté et mis au goût du jour. Comme si l’émission D&CO était passée par là…

Dans la majorité des centres connus, vous découvrirez dans les étages supérieurs que la plupart des espaces sont complètement privatisés pour des sociétés. Assez logique pour une entreprise qui souhaite avoir un minimum d’intimité dans son travail quotidien. Du coup, si j’ai un espace privé dans un centre de coworking dans lequel je ne peux pas aménager mes propres bureaux comme je le veux, est-ce réellement la bonne solution?

Le Flex Office : solution flexible et personnalisable

Et bien, c’est là que j’ai compris que le flex office venait répondre à ces deux critères en même temps : la flexibilité et la personnalisation. Le flex office c’est : une surface de bureaux privative, aménagée sur-mesure et avec un contrat flexible variant avec une durée minimum de 6 à 24 mois en fonction des travaux qui auront été engagés.

Plus besoin d’acheter du mobilier, tout est livré à la demande du client. Plus besoin de choisir entre Free et Orange pour sa connexion internet, c’est compris dans le prix. Enfin, plus besoin de gérer les contrats de maintenance comme celui de la chaudière ou du ménage, le flex office c’est un coût mensuel global qui comprend tout.

D’accord, j’ai trouvé la solution miracle, “je m’occupe de rien, tu s’occupes de tout!” Mais à quel prix? Le sujet est là! Combien coûte la solution miracle? Est-elle adaptée à toutes les entreprises? Remplacera-t-elle un jour le bail commercial 3-6-9?

Cette solution n’est pas arrivée en sortant du chapeau avec le lapin. Elle répond réellement à une problématique précise: je n’ai aucune visibilité sur le fort développement de ma société à 12 mois (voir 6 mois) mais j’ai besoin d’avoir des locaux avec une réelle identité pour attirer les nouveaux talents, montrer à mes clients et à mes partenaires l’image d’une société forte et en pleine croissance.

Combien coûte le flex office? Pour simplifier, quand une surface revient à 500€/m2/an/HT/HC pour un bail classique 3-6-9, en flex office cette même surface peut coûter deux fois plus cher soit 1.000€/m2/an. Néanmoins, ce coût prend en compte tous les investissements en mobilier, chaise… et les dépenses quotidienne comme le téléphone ou internet… C’est donc plus cher mais je peux partir plus facilement et surtout plus tôt sans camion de déménagement derrière moi.

Flex Office vs Bail 3-6-9

Les flex office est sans aucun doute la solution pour les sociétés en très forte croissance du type start up après une levée de fonds. Vous aurez des bureaux à votre enseigne, selon vos goûts et l’image de votre entreprise sans même vous soucier de toutes les choses à faire lorsque l’on décide de prendre des bureaux en bail classique. C’est comme à l’hôtel avec le choix du mobilier.

A l’inverse, cette solution est beaucoup moins adaptée aux sociétés qui ont une vision à moyen ou long terme et une maîtrise de leurs charges fixes. Si l’ensemble des coûts liés à un déménagement comme l’acquisition du mobilier et les dépenses quotidiennes sont très importants au début, elles s’amortissent très vite avec les années installé au même endroit. 

Je ne pense pas que le bail 3-6-9 disparaîtra aussi facilement qu’on peut l’entendre. Ces nouvelles solutions répondent à des réels besoins que rencontrent les entreprises mais à moyen long terme, la société arrive à un point où trouver ses locaux est primordial pour plusieurs raisons.  En fonction de votre activité, de votre spécificité, de l’historique de la création de votre entreprise, le lieu où vous êtes implanté raconte qui vous êtes et les valeurs que vous portez. Vos bureaux sont l’âme de votre entreprise ! 

Au premier regard, en arrivant dans vos locaux, vos clients ressentent votre personnalité, votre convivialité, votre force et la confiance qu’ils peuvent avoir en vous et en ce que vous êtes capables de leur apporter. Pour un chef d’entreprise, le choix de l’implantation à un impact sur la vie de l’entreprise et de celle des salariés !