Un déménagement d’entreprise est une grande étape pour toute société et celui-ci ne peut s’improviser ! Il peut résulter d’un problème de place, d’un regroupement de sociétés, d’une réduction de budget, d’un emplacement inadapté ou encore d’une volonté de faire place au changement. Dans tous les cas, certaines étapes sont primordiales afin que celui-ci se passe dans les meilleures conditions. Voici quelques conseils RH afin de vous accompagner lors de cette importante étape pour votre entreprise :

# Communiquer

Il vous faudra communiquer auprès de vos salariés sur chaque étape du déménagement telles que la date à laquelle ils devront préparer leurs cartons et le processus à respecter par exemple. Il faudra également leur transmettre l’adresse et la date du déménagement suffisamment en amont afin qu’ils puissent s’organiser. Vous devrez également communiquer auprès de vos collaborateurs et de toutes personnes susceptibles de vous livrer, rendre visite ou vous adresser des courriers (factures, colis etc.).

# Mettre en place des procédures

N’hésitez pas à créer un système de « helpdesk » durant les premières semaines afin que vos salariés sachent comment et à qui reporter les différents problèmes qu’ils seront susceptibles de rencontrer (carton égaré, problème informatique, mauvaise installation, badge d’accès inactif etc.). Le but est qu’ils se sentent accompagnés tout au long du déménagement et d’éviter qu’ils soient dérangés dans leur travail au quotidien. Enfin, sachez qu’il est obligatoire de consulter le Comité d’Entreprise et le Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail avant tout déménagement.

# Faire une mise à jour administrative

Il est primordial de penser à modifier l’adresse sur tous les documents officiels, sites web, carte de visites des salariés. Vous devrez également prévenir la poste, votre banque et tout organisme officiel afin que ceux-ci puissent procéder au changement d’adresse. Simple mais très utile : pensez à faire suivre votre courrier de votre ancienne vers votre nouvelle adresse !

# Impliquer les salariés

Un déménagement peut être perçu comme une menace pour certains salariés qui étaient habitués et appréciaient leur environnement de travail initial. Certains peuvent avoir peur du changement c’est pourquoi il est important de rendre le déménagement d’entreprise le plus simple possible. N’hésitez pas à les impliquer dans le choix de leur futur poste de travail en organisant des visites de chantier avec les responsables de départements par exemple. Enfin une chose à laquelle, vous ne pensez pas instinctivement : le temps de trajet domicile-travail de vos employés. Pensez à faire une étude en fonction des adresses d’habitation de ces derniers avant de choisir l’emplacement de vos futurs bureaux. Un outil comme Mes Employés saura parfaitement et rapidement vous renseignez sur l’implantation idéale.

# Organiser des formations

Un déménagement de bureaux est souvent l’occasion d’incorporer des logiciels et équipements qui seront nouveaux pour l’ensemble du personnel. Ainsi, il est important de ne pas négliger l’aspect formation. Veillez donc à organiser et planifier ces formations en temps et en heure.

En somme, si vous préparez un déménagement d’entreprise, en termes de RH l’organisation est la clé. Veillez à anticiper, à faire les choses en temps et en heure et à communiquer auprès de vos salariés et votre déménagement d’entreprise sera un succès !



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Sophie Kulczak